In mai 2018, legislatia ce reglementeaza protectia datelor a fost actualizata la nivel European si aceasta a obligat agentii Economici sa recertifice acordurile consumatorilor din bazele de date existente.

Avand in vedere noile reglementari de GDPR, unul din clientii nostri au realizat o analiza pe baza de date ale consumatoriilor din portofoliu si au observat multiple neconcordante in datele colectate.

Aprofundand analiza am identificat multiple contacte ale caror date sunt invalide (numere de telefon care nu mai sunt active, adrese e-mail invalide) sau care nu mai sunt de actualitate.

Cumulul de factori identificati au ca rezultat un cost mai mare pe implementarea proiectelor de marketing si analiza incorecta a rezultatelor, raportarea realizandu-se la un set de cifre incorecte.

Pentru a remedia aceste situatii am primit de la client solicitarea de a realiza un proiect prin care sa curatam a baza de date, dar prin intermediul unor costuri optimizate.

Propunerea noastra a fost sa realizam un landing page prin care consumatorii, pe baza unui cod unic de identificare, sa isi insereze datele actualizate si intr-o etapa ulterioara realizarea unui Call center, urmand ca la finalul campaniei, toate contactele neactualizate sa fie sterse din baza de date.

Pentru a ne asigura ca mesajul ajunge la consumatori, dar si pentru optimizarea costurilor proiectul a fost realizat in multiple etape de comunicare pe mai multe canale.

Initial am alocat fiecarui consumator din baza de date un cod unic, cod care reprezenta si codul de acces pe landing page. Am realizat pagina web in care fiecare consumator se loga doar cu codul unic (avand acces doar la datele lui) si am definit campurile de date pentru care clientul a solicitat actualizarea (fiecare camp avand implementati diferiti parametri de verificare in functie de natura datelor). De asemenea, am definit un set de reguli prin care fiecare consumator era verificat cu datele existente, dupa validarea datelor, dar si reguli legate de numarul de actualizari posibile pentru a nu exista date dublate in baza.

Dupa implementarea sistemului si a metodelor de mapare a bazei a fost trimisa o prima comunicare prin email prin care consumatorii erau informati de noile modificari, cum sa isi actualizeze datele si informarea legata de stergerea datelor daca acestea nu sunt actualizat pana la o data predeterminata.

La 5 zile dupa prima comunicare s-a retrimis email-ul catre cei care nu au raspuns dupa prima instintare.

La alte 5 zile, am trimis un SMS catre toti cei care nu au raspuns la primele 2 comunicari.

Dupa finalizarea primului set de comunicari am reusit sa obtinem un status pentru aprox 50% din baza de date (fie actualizate, fie invalide).

Consumatorii care nu au fost actualizati in primele incercari de contactare au fost sunati din call center, datele fiind actualizate telefonic.

La finalul proiectului am reusit curatarea bazei integral, iar costurile clientului cu campaniile de marketing au scazut cu pana la 60%, iar rata de succes a crescut cu 20%.